Personalunterlagen, Kundeninformationen und betriebliche Daten bleiben auch dann vertraulich, wenn sie nicht mehr benötigt werden. KGU Umwelt ist Ihr Ansprechpartner in Siegen für Anfragen zur Akten- und Datenträgervernichtung.
Ob Sie ein Archiv auflösen, regelmäßig Unterlagen aussortieren oder ausgediente Speichermedien vernichten lassen möchten: Wir klären mit Ihnen den Bedarf und die passende Abwicklung. Dabei berücksichtigen wir die Art und Menge Ihrer Materialien sowie Ihre Anforderungen an den Umgang mit vertraulichen Informationen.
Vertrauliche Unterlagen sollten bereits am Arbeitsplatz getrennt vom gewöhnlichen Altpapier gesammelt und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Das gilt für einzelne Dokumente ebenso wie für größere Archivbestände.
Für die Planung besprechen wir mit Ihnen, wo die Materialien anfallen, wie viel Platz für die Sammlung vorhanden ist und wie die Übergabe erfolgen soll. Benötigte Behälter und Abholtermine werden vor der Beauftragung geklärt.
Teilen Sie uns auch mit, welche Anforderungen Ihr Unternehmen an die Vernichtung und deren Dokumentation stellt. So können diese von Anfang an berücksichtigt werden.
Für die Auswahl des Vernichtungsverfahrens ist entscheidend, auf welchem Material die Informationen gespeichert sind. Geben Sie deshalb bei Ihrer Anfrage an, ob es um Papier, elektronische Datenträger oder mehrere Materialarten geht.
Dazu gehören beispielsweise Personalakten, Vertragsunterlagen, Kundenkorrespondenz und interne Geschäftsdokumente, die zur Vernichtung freigegeben wurden.
Für eine erste Mengeneinschätzung helfen Angaben zur Anzahl der Ordner oder Kartons sowie zu den belegten Regalmetern. Teilen Sie uns mit, ob die Unterlagen lose oder in Ordnern vorliegen.
Bei Festplatten, SSDs, USB-Sticks und optischen Datenträgern unterscheiden sich Aufbau und Speichertechnik. Benennen Sie die vorhandenen Medien deshalb möglichst genau.
Nennen Sie die Stückzahl und geben Sie an, ob die Datenträger bereits ausgebaut sind oder noch in Geräten stecken. Die Übernahmemöglichkeit und das geeignete Verfahren klären wir für Ihren konkreten Bestand.
Möchten Sie komplette Computer oder andere Elektrogeräte entsorgen? Informationen dazu finden Sie unter Elektroschrottentsorgung für Gewerbe. Weisen Sie bei Geräten mit gespeicherten Daten ausdrücklich auf den zusätzlichen Bedarf zur Datenvernichtung hin.
Mit einigen Angaben zu Ihrem Bestand können wir den Umfang einschätzen und die nächsten Schritte mit Ihnen besprechen.
Für die Anfrage genügt eine allgemeine Beschreibung. Bitte senden Sie keine vertraulichen Akteninhalte, personenbezogenen Dokumente oder Zugangsdaten mit.
Ja. Beschreiben Sie den Umfang möglichst anhand der Ordnerzahl, Kartons oder belegten Regalmeter. Für die Abholung sind außerdem der Standort, die Etage und die Erreichbarkeit wichtig. Teilen Sie uns Ihren gewünschten Zeitraum mit, damit wir die Abwicklung prüfen können.
Bitte klären Sie die Vorbereitung vorab mit uns. Ob Ordner, Hüllen oder andere Bestandteile mit übernommen werden können, hängt vom vorgesehenen Verfahren ab. Beschreiben Sie bei Ihrer Anfrage, wie die Unterlagen aktuell aufbewahrt werden.
Sammeln Sie Papierakten und elektronische Speichermedien zunächst getrennt. Die Materialien benötigen unterschiedliche Vernichtungsverfahren. Welche Behälter und welche Form der Bereitstellung für Ihren Auftrag geeignet sind, klären wir vorab.
Die Anforderungen hängen von der Art der Informationen und dem jeweiligen Datenträger ab. Teilen Sie uns vorhandene Vorgaben Ihres Unternehmens oder Ihrer Datenschutzverantwortlichen mit. Die erforderliche und angebotene Sicherheitsstufe muss vor der Beauftragung feststehen.
Welche Bestätigung und Dokumentation für Ihren Auftrag bereitgestellt werden, klären wir vor der Beauftragung. Nennen Sie uns besondere Anforderungen, etwa eine Zuordnung zu einzelnen Datenträgern oder internen Vorgängen, bereits bei Ihrer Anfrage.
Der Aufwand hängt unter anderem von Materialart, Menge, Abholung, Zugänglichkeit und dem benötigten Vernichtungsverfahren ab. Auch besondere Anforderungen an die Dokumentation können eine Rolle spielen. Auf Grundlage Ihrer Angaben klären wir die Konditionen für Ihren Auftrag.
Ihre Frage ist noch offen? Rufen Sie uns an: 0271 68190-130 oder schreiben Sie unserem Team.